Organizare evenimente

meeting-uri, conferinte, alte evenimente – pentru firme, institutii, organizatii

Organizarea de evenimente este o activitate complexa, iar evenimentele despre care discutam sunt pot fi foarte diferite, de la caz la caz: de la clasicele conferinte si meeting-uri, pana la lansarile de produse sau servicii. Daca nu ati mai organizat vreodata asa ceva, iata ce ar trebui sa stiti inainte ca echipa Dumneavoastra sa se apuce de treaba:

• serviciile de care este nevoie sunt extrem de diverse – de la lansarea invitatiilor la preluarea la gara sau aeroport, de la alcatuirea meniurilor la stabilirea ordinii prezentarilor.
• totul trebuie sa se incadreze intr-un buget bine stabilit (orice scapare a unui detaliu poate avea consecinte "catastrofale"); acest aspect este evident oricarui profan, insa transpunerea in practica este dificila si consumatoare de timp, mai ales daca nu au existat experiente anterioare.
• corelarea in timp (inca din faza de planificare, apoi in executie) trebuie sa fie stricta (perfect timing); aici intervine bineinteles alegerea unor furnizori de incredere.
• intotdeauna apar surprize – aici sunt doua aspecte: 1) sa nu atinga aspecte esentiale (chestie de sansa pur si simplu) si 2) sa existe prin apropiere cineva care sa poata salva situatia cu doua apeluri telefonice.
• peste toate: la stresul inerent se adauga tensiunea provocata de necesitatea perfectiunii – firma / institutia / organizatia Dumneavoastra iese la rampa si trebuie sa se prezinte imaculat.

Este evident ca cei ce se ocupa de organizarea de evenimente sunt supusi unui stres considerabil. Din pacate, de multe ori acest stres nu este rasplatit corespunzator - se intampla mai ales la institutiile oficiale, dar uneori si la firme. Urmarea logica, dar trista: destul de des intervin scurtcircuitari (comisioane personale) la atribuirea de contracte pentru unul sau altul din serviciile necesare la organizarea de evenimente.

Tymes Tours ajuta la desfasurarea armonioasa a evenimentului Dumneavoastra inca din faza de planificare. In functie de impartirea responsabilitatilor, controlam apoi in mod direct executia conform planului a diferitelor puncte din program.

Experienta si in organizarea evenimentelor in afara Romaniei: de exemplu participarea delegatiei din Banat la targul de turism de la Viena (Ferien-Messe Wien 2008), o manifestare complexa ce a inclus peste 30 de reprezentatii folclorice live dar si organizarea unei "seri banatene" cu 150 de invitati din intreaga Europa.

Punctul de start in organizarea unui eveniment este o discutie mai lunga, in care noi, cei de la Tymes Tours, incercam sa preluam cat mai multa informatie, pe care apoi o aranjam intr-un tabel excel detaliat, organizat cronologic, pe actiuni concomitente ("thread"-uri), capitole de buget si responsabilitati. Noi prelucram tabelul de planificare pana cand acesta atinge o forma finala, acceptata de Dumneavoastra. Cu cat faza de organizare incepe mai din timp, cu atat noi va putem ajuta mai eficient.

tymes tours este proprietatea SC Tymes Globetrotter SRL
Str. Lisabona nr. 7/1A, Timisoara, RO 300603, info@tymestours.ro
Licenta turism 3196/2004